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seniorconsultant(如何写英文电子邮件)

  • 公司招聘
  • 2023-08-26 06:00
  • 龙泉小编


1、标题:决定了对方是否打开邮件

教授、老板每天都会收到数以百计的电子邮件,如何让他们在第一时间打开我的邮件——取个好标题!

举个例子:发简历求职邮件的时候,如何写邮件的标题呢?

大家可能会写这样的标题:

1. Resume - Tom

2. Hi, I’m Tom.

3. Tom Smith - Apply for Senior Consultant - Resume Attached

在上面3种表达中,最合适的是第3种,写清楚了姓名+应聘职位+简历,这3个信息是简历邮件标题必须包含的,可以让收件人一目了然,知道这封邮件是干嘛用的。

另外,也可以添加1-2个加分项,例如你毕业的名校、岗位所需的核心技能等。

还要一个小细节需要我们注意——邮箱号码。

现在,垃圾邮件、广告邮件横飞,大家对于邮箱号码,以及它的后缀有着天生的辨识力。所以,千万不要把邮箱号码设置成毫无意义的一团乱码。不然很可能被收件人判为垃圾邮件...

注意事项

(1) 邮件标题想仔细,务必简明又达意 。

(2) 邮箱号码尽量正式,可以用“姓名拼音”,“英文名” + “.” 或 “_” + ”姓”等格式,例如:liming@xx.xxx / jack_li@xx.xxx

(3)不要用一些很不正式的邮箱去发正式的邮件,比如中国人常用的qq邮箱,完全可以通过申请一个绑定的foxmail邮箱号而变得十分正式。

(4)发邮件之前想清楚邮件性质,并了解清楚对方的常用邮箱,尤其对于你的教授,不要在网上找到一个邮箱就毫不犹豫地发邮件过去。

2、正文:决定了对方是否回复邮件

如果等了很久,确定对方已经打开了邮件,却没有收到回复,那可能是出了下面3个问题:

(1)邮件有主要收件人和被抄送人。被抄送人只需大致了解该邮件的内容,没有回复的义务。检查一下是否把希望回复的人放到了抄送人名单。

(2)招呼语(Salutation)用错,有时会导致对方直接关闭邮件。

例如:收件人有A、B、C,而招呼语只写了Dear A

即便A是这件事的主要负责人,或A的职级最高,但看到这样的招呼语,B和C关掉邮件或不回复的概率高达80%,所以,收件人多时,尽量用通用的招呼方式。

又例如:收件人是A,而招呼语写了To whom it may concern

如果A是一个个人邮箱,请不要用上述招呼语,知道A的姓名就用姓名,不知道则用职称(例:Dear Professor),否则A的感受就是:你给我写邮件,上来就是:“那谁!”

(3)邮件太长、太冗余,结构不清晰,目的不明确,对方还没看完(还没有勇气看完)就去处理别的急事了。

注意事项

(1)把希望得到反馈的人放入收件人列表,而非抄送列表。

(2)使用正确的招呼语和称谓,大部分情况下,Dear XXX不会错,如果是非常正式的邮件,最好用Dear Mr. / Ms. / Prof. / Dr. + “对方的姓”;如果不是很正式的邮件,则可以Dear + “对方的名” 或 “昵称”。

(3)邮件内容务必简明扼要,观点目的清晰。

(4)来而无往非礼也,自己首先要养成回复他人邮件的习惯,不要觉得我的回复没有意义,很多时候一句“谢谢”,“收到”就会让对方的好感大增。

(5)如果无法立即回复邮件,可以设置自动回复,以免给别人留个不好的印象。

3、逻辑 & 表达:决定是否能解决问题

如果你已经收到了对方的回复邮件,但对方却并没有帮你解决邮件中的相关问题,那你会不会是犯了下面几项大忌呢?

(1)你的邮件没有描述事件背景

(2)你大篇幅讲了你遇到的问题,却没有讲你需要对方做什么

(3)你掺杂了过多自己的主观判断、情感,而没有客观地描述事物

例如:你想表达Tom在这件事上言行不一,坑了你,你或许会说:

Tom is a liar! (Tom是个骗子)

但这其实是你的主观情感,对方分分钟就会怀疑你和Tom之间是否有什么过节,在表达问题时,你应当只对事不对人:

Tom lied to me on XXX issue. He promised XXX, but did XXX. (Tom在这件事上欺骗了我,他承诺了A,但却做了B。)

注意事项

(1)寻求解决方案的邮件应有的格式:

1.简单介绍事件背景

2.描述清楚遇到的问题

3.讲述需要对方做什么

(2)客观地描述事情,不要过多加入自己的判断,且不告诉对方这只是自己的想法,否则轻则被识破,重则害对方一起倒霉。

(3)如果真的是想让对方帮我们做事,邮件请礼貌!无论对方是同学、教授、上级或是下级。

(4)如果问题和诉求比较复杂,或者有多个诉求,请在邮件最后总结“需要对方做什么”。注意,请明确表达希望对方做什么,而不是我们想要什么。

正确例子:Could you please ... / I'd appreciate it a lot if you can ... (您能否...)

错误例子:I want ... / I need ... / I hope I can have ... (我想要...)

(5)最后,如果对方对问题不重视,或想拖延推诿,那该怎么办呢?

这时,我们可以在抄送栏中加上双方的上级,再发一遍,然后坐看对方解不解决问题。

4、其他邮件中的常见问题

为什么老外看咱们邮件老是不爽?

(1)邮件中使用表情符号,以及与内容无关的图片、附件、链接。

邮件是正式的文体,请不要用表情符号。为了节省彼此的时间,切勿在邮件里面添加不相关的图片、附件、链接,否则导致你的邮件不知所云是轻,导致对方误解了你的意思就更麻烦了。

(2)字太小,字体太丑,乱用颜色,过多拼写语法错误...

如果你不知道该用几号字,用10.5(五号)+;如果你不知道该用什么字体,用微软雅黑;如果你想要突出某句话的重要性,请不要改字的颜色,可以加粗或增加底色;如果你经常有拼写语法错误,请勤检查。

(3)字太大,乱用大写字母,感叹号

刚说完字太小容易让对方抓狂,字太大也不行,如果你用着全屏三号字,外加各种大写全拼,然后一溜感叹号,那你完美地达到了咆哮的效果,来,让你体验一下:

NEW IPAD !!! ON SALES !!!

DISACCOUNT !!! - 70% !!!

Only !!! $ 100 !!!

请问你是来推销的吗?不是的话请不要这样写邮件。

(4)使用了对方不理解的Terms(专有名词),缩写,以及有文化背景的词。

请站在对方角度思考,他是否能理解你领域的专有名词和单词缩写?另外,介于来自不同的国家,你也要考虑到文化差异会导致的一些理解困难问题。

(5)乱用结语Closing。

给老板的邮件用了Affectionately Yours(亲爱的),给朋友的邮件用了Respectfully Yours(尊敬的)...

相信很多童鞋都看过这类的文章:“史上最全,60个结语”。其实即便是老外也绝对不可能用到那么多,英大建议同学们只要学三个最基本的,就保证不会引起歧义:

1.比较正式的邮件(比如写给教授、上级或陌生人)

—— Sincerely

2.比较随意的邮件(比如写给朋友、同事、关系较好者)

—— Best / Kindly Regards

3.比较亲密的邮件(写给家人、好兄弟)

—— Yours

(From 沪江英语)

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