第一条 为规范公司煤炭购销管理工作，理顺煤炭贸易、统计核算流程，明确各部门煤炭购销工作职责，确保煤炭安全、稳定供应，控制煤炭采购成本，提高公司经营效益，特制定本办法。
第二条 本办法适用于煤炭贸易、物流公司。
第三条 商务贸易部
（一）负责公司煤炭采购、运输、销售等事项的统筹管理工作，并联络上下游供应商及客户，是公司煤炭购销管理职能部门；
（二）负责煤炭市场调研、分析，编制煤炭采购计划及资金计划；
（三）负责公司煤炭相关业务合同的洽谈、编制、签订、主体资质审查及上传归档工作，并确保合同的正常履行；
（四）负责公司煤炭的销售供应协调、催装催运、煤质监督工作；
（五）负责公路、铁路运输有关协议的签订工作，协调公路及铁路运输；
（六）负责及时收集上下游原始资料，负责煤炭购销数据统计工作、煤炭购销日报和月报编制上报工作；
（七）负责公司煤炭价格及运杂费用核算，按流程办理煤炭结算、收付款及催收工作；
（八）完成其他煤炭购销相关业务工作。
第四条 经营管理部
（一）参与公司煤炭购销及相关业务合同的洽谈和审核，配合办理合同报备；
（二）负责公司煤炭购销及相关业务合同的法律、合规审查工作；
（三）负责公司煤炭购销及相关业务合同执行情况监督与检查，并反馈相关问题；
（四）负责公司煤炭购销及相关业务合同纠纷处理时的协调、调解、仲裁、诉讼工作；
（五）完成其他与煤炭购销合同管理、合规管理等相关工作。
第五条 财务管理部
（一）参与公司煤炭购销及相关业务合同的洽谈和审核；
（二）负责审查公司煤炭购销及相关业务合同中购销双方财务账户信息、结算支付方式、税费等约定事项是否符合经济效益原则；
（三）负责审核公司煤炭购销合同资金支付方式、税率标准及发票类型等商务内容；
（四）负责按合同约定及时完成煤炭购销及相关业务收入与支付办理、审核、审批等监督检查工作；
（五）负责对公司煤炭购销及相关业务合同收支资金预算管理、收支款项财务管理工作；
（六）完成其他与煤炭购销财务管理相关工作。
第六条 按照公司运营管理体制，煤炭购销经营模式分为代理采购模式与市场贸易模式。
第七条 代理采购模式主要指公司代理集团系统内电厂煤炭采购经营活动。代理采购模式主要目标是实现集团统一采购竞价议价权与低成本采购电煤活动。
第八条 市场贸易模式主要指公司面向市场，进行煤炭购销贸易业务的行为。
第九条 按照煤炭购销模式的不同，交易流程分为代理采购交易流程和市场贸易交易流程。
代理采购交易流程：按照电厂需求→调研上游供应商及调运→向电厂反馈并征求意见→根据电厂意见积极与供应商洽谈→达成共识签订合同→按合同约定组织发运→到站（厂）收货确认→上下游结算。
市场贸易交易流程：调研上游市场及调运→调研下游客户需求及调运→与上游供应商洽谈→向客户反馈并征求意见→洽谈合作意向→达成共识签订合同→按合同组织上游供应商发运或提货发运→下游到站（厂、场）收货确认→上下游结算。
第十条 按照交易流程，煤炭购销业务具体操作流程主要由以下五大步骤组成：签订销售合同并拟定销售计划、签订采购合同并拟定采购计划、采购入库、出库销售、货款收付。
第十一条 签订销售合同并拟定销售计划
根据客户实际情况，商务贸易部综合考量客户需求、结算方式和信誉优良度后，根据现行货源渠道、物流路线安排、资金调配等核实成本后，确定是否拟定该销售计划。如果确定，签订销售合同后安排采购计划。
销售计划拟定的流程：
（一）下游客户的获取。业务人员进行前期的业务开拓，获取客户的基本信息：货源需求、煤炭种类、质量要求、月需求量、结算方式、物流线路、采购主要来源及方向、主要管理人员和主要竞争对手等情况。
（二）下游客户的考量。业务人员根据前期获取的客户信息上报部门，部门对上报客户情况进行客户考量，主要考量内容：客户信誉度考量（注册资金、企业规模、经营产品、税务情况、社会征信、涉诉、违法记录等，详见附件1《合同主体资质审查表》）、需求煤种考量（客户需求煤种是否符合我公司长远经营的品种发展规划）、质量要求考量（客户对货源质量指标要求、质量扣罚要求和质量检测流程）、月度供应量的考量（客户月供应量是否符合我公司调运协调能力，或是否能够达到规模效应）、贸易价格、成本考量（根据客户的质量要求、数量要求、结算方式、物流路线安排及货源采购成本核算出销售成本）。
（三）上游供应商对接。按照客户需求，有针对性地选择上游供应商，初步形成合作意向。
（四）拟定销售计划，并签订销售合同。客户考量通过之后，根据与上游供应商的对接情况，与重点客户洽谈并达成合作，拟定销售计划，签订销售合同。
第十二条 签订采购合同并拟定采购计划
拟定采购计划原则上“以销定采，采销并举”。一般根据销售计划来拟定采购计划，采购计划的拟定主要是根据客户的煤炭质量需求、数量需求、质检流程、供货时间及上游供应商供应实际情况确定。
采购计划的拟定流程：
（一）上游供应商对接。根据下游客户需求，积极与上游供应商对接或拓展新的供应商，调研供应商基本信息：煤炭生产能力、煤炭种类、质量、月度供应量、结算方式、物流线路、供应市场及方向、主要管理人员和主要竞争对手等情况，公司应建立供应商档案。
（二）上游供应商的考量。对供应商情况进行考量，主要考量内容：客户信誉度考量（注册资金、企业规模、经营产品、税务情况、社会征信、涉诉、违法记录等，详见附件1《合同主体资质审查表》），煤种、质量、月度供应量等考量（是否满足客户需求），贸易价格、成本考量（按照供应商的煤种质量、数量、结算方式、物流安排及货源采购成本核算出购销成本）。
（三）积极与下游客户洽谈。根据与上游供应商的考量，选择重点客户洽谈，与下游客户签订销售合同。
（四）拟定采购计划，签订采购合同。落实采购时间、采购煤种和采购数量：根据销售合同的供应时间确定采购时间，根据下游客户的质量要求及计量、质检流程确定采购煤种和采购数量，拟定采购计划后，签订采购合同。
第十三条 采购入库
（一）申请预付款及安排物流运输。煤炭市场贸易采购一般都为先款后货，在签订采购合同后，按照合同约定，及时向公司申请预付款并按约定向供应商支付，以便安排物流运输。煤炭代理采购一般为先货后款，按照合同约定由供应商发货，固定周期结算付款。
（二）采购提货入库。按照公司运营管理模式，当前经营中主要有两种方式：一种是“一票制”供货方式，按照合同约定供应商负责公铁联运发货，到站（厂、场）后客户收货确认数量、质量。公司不经入库而直接销售给客户（采购入库和销售出库同时进行）。
另一种是“多票制”供货方式，与供应商签订合同后，公司及时委托第三方运输单位，负责到供应商（煤矿）处提货、公路运输、铁路请车、装车、发车、运输等调运工作，或委托供应商代为发货、请车、装车、发车、运输等调运工作，则会出现运输费、装车费、货站服务费等“多票”结算。
第十四条 销售出库
根据销售合同规定的供货时间、客户对煤炭的质量需求及供货数量安排销售出库。每批次出库一般与采购入库批次相一致。
（一）收预付货款及安排供应商发运。煤炭市场贸易采购一般为先付款后提货。在签订销售合同后，按照合同约定，及时催促客户支付预付款，公司再预付供应商货款后，组织安排提货发运工作。在煤炭贸易中还存在垫资预付供应商货款方式安排煤炭提货发运，下游客户按合同约定到期结算支付货款（具体收付款形式见第十六条）。大宗煤炭代理采购一般为先货后款，固定周期结算付款；特殊情况以合同约定为准。
（二）客户到货确认。下游客户在收到货物后确认数量、质量等主要合同参数，并收集反馈收货信息，完成出库。
第十五条 货款回收
在煤炭送达客户交货，完成出库销售后，经客户进行煤量、煤质核对无误之后，在合同规定结算日期内完成结算，开具发票并完成货款回收。
货款回收流程：
（一）核实结算数量及结算单价。根据合同约定，煤炭供应至客户，若无数量、质量偏差及合同结算热值、单价等异议，按合同约定结算确认；若出现数量、质量偏差及合同结算热值、单价等异议，则根据合同规定作出相应的吨位扣减或单价扣减等考核后，进行结算（若申请复检，则根据最终复检结果进行数量及单价结算）。
（二）开具发票。按照合同签订条款内容，结算单经双方数据核对无误后，财务管理部根据结算单据在合同规定的时间内开具发票并送达客户。结算单必须经商务贸易部、财务管理部审核、分管领导审批。
（三）挂账催款。公司开出发票并送达客户后完成挂账，由商务贸易部跟进催款。
（四）入账结算。根据合同要求在规定时间内向客户收回货款并由财务管理部进行相应账务处理。
第十六条 收款方式
（一）预收款方式。主要针对市场贸易类客户，也是市场化煤炭贸易的主要交易形式。在合同签订后，向下游客户预收货款，到账后按销售计划组织发货；采取先款后货，到期结算，开具发票。
（二）按期结算收款方式。主要针对集团系统内电厂代理采购业务或信誉良好的国有大中型用煤企业市场贸易业务的结算收款方式。在合同签订后，按销售计划发货，按约定的结算周期办理结算，向对方开具发票后回收货款。
第十七条 付款方式
煤炭市场贸易采购一般为先款后货，按照公司经营管理模式，主要有预付款、到货预结算、现货预订、到期结算四种采购付款方式。
（一）预付款方式。主要针对信誉良好的国有大型煤炭企业，并通过供应商考量评价审核。按照合同约定公司以提前预付货款的方式订购、发运煤炭，按约定周期办理结算。
（二）到货预结算方式。主要针对信誉良好的供应商，并通过供应商考量评价审核。在公司收到货物后，以计量数量、质量化验单为依据，先期预付一定比例的货款，待到期结算、出具发票后支付剩余货款。通过预结算即降低公司采购预付款率，又不影响供应商回款效率，提升公司采购议价权。
（三）现货预订方式。主要针对信誉良好且有存煤的供应商，通过现货预订的方式，锁定煤炭采购价格，稳定发运量。供应商将库存的现货煤炭交付公司，公司预付部分货款，安排专人现场看管并负责提货发运，待到期结算、出具发票后支付剩余货款。
（四）到期结算方式。主要针对资金实力较强的供应商，是采购代理结算支付的主要方式。在合同签订后，按采购计划发货，按约定的结算周期办理结算，对方开具发票后支付货款。
第十八条 购销管理的原则
（一）购销平衡原则。在煤炭购销贸易中，根据上下游客户需求，做到上下游购销一致，加强风险防控，降低市场价格变动风险。
（二）利益最大化原则。在市场贸易中，要依据市场变化，保证公司煤炭贸易中收益最大化，相对做到各方利益最佳。
（三）全过程管理原则。为提升公司经营管理水平，对于煤炭购销管理实施全过程科学管理原则，加强上游调研、下游挖掘、合作主体审查、合同签订、发货运输、铁路调运、统计核算、费用收支、税费汇缴、资金调配、收支策略、经营管理、信息收集等环节管理。
（四）服务至上原则。在煤炭购销业务中，要本着服务于上下游企业，分析各类客户目标，找准自身定位，发挥公司优势，利用市场机制，统筹协调，做好中间贸易服务工作。
（五）及时准确原则。在购销业务中，采用科学的方法进行统计核算，保证数据及时准确，做好数据传递与结算工作，同时对统计核算数据进行定性及定量分析。
第十九条 购销合同签订管理
（一）购销合同签订前，要充分进行市场调研、分析和预测，了解煤炭运距、运输方式、煤质、煤矿的储量和年开采量等信息，认真分析考量供应商及客户，并完成合同主体资质审查，保障合作主体合法、资信良好。
（二）商务贸易部负责公司购销合同的发起，合同谈判、起草、审查、签订，必须依据公司《合同管理办法》执行。
（三）合同中必须明确约定煤质指标，明确供煤数量、供煤时间及期限、品种、质量、价格、运输方式、结算方式、以质论价的考核标准、违约责任和争议解决等内容，定价时优先采用一票制结算。
（四）商务贸易部根据签订的合同及各客户生产耗用实际需求计划编制煤炭采购计划，每月末向各供应商提供次月供应计划，包括煤种、煤质及供应量要求，组织供应商有序供应煤炭。
第二十条 统计核算管理
（一）在煤炭购销管理过程中，商务贸易部应建立健全各项购、销、存等管理台账、报表。在业务工作中要正确、及时统计核算煤炭的购、销、存数量和质量情况，保证公司利益不受损失。
（二）在统计核算过程中，业务人员要及时督促下游客户、上游供应商提供每次发货磅单、煤炭检测化验单、矿发明细清单、客户收煤清单等信息，收集原始凭证；依据原始凭证对煤炭质量、数量进行及时核对，建立台账。
（三）针对有煤炭库存的贸易业务，统计人员要对煤炭质量数量核对无误，编制月度煤炭购销报表，经部门主任审核后提交至核算人员。
（四）火车煤量统计应分矿点和发运站，详细统计、如实核对计量数量与实收数量，准确计算运输损耗和盈亏吨数量统计。
（五）核算人员审核各项指标符合合同约定条款，并与客户、供应商核对确认数量、质量无误，确定结算价格与结算金额，出具煤炭采购结算单。
（六）核算人员收到供应商开具的增值税专用发票后进行查验，认真审核后，按财务管理要求连同入库单，数量、质量统计表办理挂账。
（七）当合同约定结算周期为半月付款，则挂账资料提交财务管理部门时间为每月6日与20日前；当合同约定结算周期为月付款，则挂账资料提交财务管理部门时间为每月8日前。月底前将上月核算相关资料和数据整理并存档。
（八）财务管理部审核销售煤炭结算单等单据无误后，开具煤炭销售增值税专用发票，并及时送达下游客户。
（九）商务贸易部每月28日前，应根据本月度煤炭贸易资金使用情况与下月贸易开展情况，向财务管理部报送下月度资金收付款计划。
（十）统计业务人员每个工作日18:00前,完成前一天的《煤炭采购日报表》《煤炭销售日报表》《集团公司火电企业购耗存日报表》《煤炭采购质量数量统计表》《贸易煤炭发运台账》等煤炭购销相关数据统计与报表的编制发布工作。
（十一）统计业务人员每月3日前完成上月《煤炭采购月报表》《煤炭销售月报表》；核算业务人员月底前完成《煤炭购销结算月报表》《货款收支统计表》等煤炭购销相关数据统计与报表的编制发布工作；发布前必须经部门主任审核、分管副总经理审批。
第二十一条 结算数据的确认
煤炭贸易结算能够做到即时结算的应做到即时结算，确保资金快速回笼。煤炭购销进行周期结算时，数量及质量检验数据以业务双方合同约定方式为准，主要形式包括：
（一）结算数量依据
1.以上游供应商装车铁路标准货票作为结算数量依据；
2.以上游实际装车计量作为结算数量依据；
3.以下游客户到站过衡数量作为结算数量依据。
（二）质量检验方法
1.以上游供应商装车前自主检验结果作为结算质量依据；
2.以下游客户到站后自主检测结果作为结算质量依据；
3.以任一合同主体指定第三方检测检验机构检验结果作为结算质量依据。
任一合同主体对结算数量及质量数据有异议时均有权提出进行复检复核。
第二十二条 一般结算流程及管理
（一）商务贸易部统计人员在结算周期截止日后，按要求完成《煤炭采购质量、数量统计表》并经部门审核；
（二）核算人员与上下游核对，完成《入库单》《出库单》编制并经部门业务分管副主任初审、部门主任复审、财务管理部审核后发起结算。核算人员核对无误后依据合同相关条款编制《煤炭采购结算单》与《煤炭销售结算单》，结算单必须经部门主任审核、分管副总经理审批。
（三）煤炭采购结算单在供应商确认无误后，要求其按合同约定出具发票；煤炭销售结算单在客户确认无误后，财务管理部按合同约定出具发票，结算单后附相关结算支持性原始资料、单据、凭证附件、票据。
（四）财务系统结算审批流程的发起与完成，以集团公司财务共享系统管理与公司财务管理标准和要求为依据。
（五）结算审批流程完成后，核算人员及时编制《付款申请单》，并经商务贸易部审核、分管副总经理、总经理、董事长审批后，提交财务管理部，按照财务管理流程办理支付。
（六）结算资料、原始凭证，除提交财务管理部归档外，商务贸易部应留存1份复件。
第二十三条 煤炭质量的监督与管理
（一）煤炭购销过程中的质量管理要树立源头管理和全过程管理理念，加强煤质出矿检测与到场（厂）监督，在购销合同中应明确各方质量管理职责与义务，并明确质量考核标准。
（二）供应商调研考察阶段，要实地查看供应商煤炭堆存环境、装车、倒运地点环境，是否存在煤质污染。
（三）现场取样严格按照《商品煤样人工采取方法》（GB475-2008）执行，在煤堆采样过程中，根据煤堆的形状和子样数目，将子样点布置分布在煤堆的顶、腰和底距地面0.5m上，采样时应先除去0.2m的表面层，取样量不少于8kg/样；并标注煤种、产地信息。
（四）上下游供应商、客户因煤炭质量问题出现较大分歧，且超出合同约定考核界限的，按合同约定执行。合同无约定的应协调解决，或者保留收到煤炭货品，并单独封存，派人现场取样委托有资质的第三方检测机构检验；根据检验结果，参照《煤炭送货办法》《煤炭送货办法实施细则》相关办法解决。
第二十四条 贸易问题的解决
（一）煤炭购销管理工作及合同履行中出现异常，发现人应及时汇报，责任部门应立即研究解决策略、组织协调、落实整改，妥善解决分歧及问题。
（二）煤炭购销管理工作及合同履行中出现重大问题，要及时汇报公司，并提出解决方案或意见，供公司领导研究处理。
（三）贸易中存的分歧及问题，可参照由国务院颁布的《煤炭送货办法》及实施细则解决。
第二十五条 煤炭购销管理相关人员应积极学习业务知识，熟悉国家有关经济政策和产业政策，熟悉主供煤炭市场基本信息，具有一定的宏观分析能力和调查协调能力。
第二十六条 公司应加强基础信息数据收集、统计、分析工作管理，收集建立主供煤炭煤质数据库、建立下游客户需求煤质数据库，为公司提供基础管理信息。
第二十七条 公司应建立煤炭市场政策信息交流群，及时发布国内及公司业务所涉及的政策、市场、铁路等多方信息，并编制煤炭信息周报。
第二十八条 公司煤炭购销管理资料应定期整理归档。档案资料主要包括合同、结算资料、函件、会议记录或纪要、说明、证明、票据、统计台账或记录、各类报告、总结、上级批示等全过程相关资料。结算资料按月度整理归档，其他资料按年度整理归档。
第二十九条 经营管理部应加强公司煤炭贸易经营计划及预算的控制。严格执行各项经营管理制度，不断建立、完善经营管理机制，通过分析、总结公司煤炭经营管理活动中存在的问题，并提出应对措施。
第三十条 本办法由商务贸易部制定并负责解释。
第三十一条 本办法自下发之日起施行。
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