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行政专员的工作内容(0行政专员)

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  • 2023-12-19 06:00
  • 龙泉小编

今年“双减”这个词非常火,无论是教育的“双减”,还是企业的“双减”,都在如火如荼的进行中。

可能有人会说,企业的“双减”是不是只有大型企业才需要?

不!相反中小企业更需要双减,尤其是在信息化浪潮下,传统行业竞争更加复杂激烈,随着毛利的不断压缩,传统粗放式的管理面临触底盈亏平衡线的风险,企业也面临着各种痛点和难点。

下面来看看重庆福阖家居是如何玩儿转“业财双减”的!

他们遇到的难题

1.需要降低人力资源成本

福阖家居是个体经营,绝大部分投入在业务端上,但是家居建材行业的数据链较长,需要配合的工种较多,因此需要一个信息化解决方案让业务行为带动数据自动运转,实现0行政专员,0财务人员运转。

2.需要精确透视业务数据

产品形态变化多样、业务节点较多、财务结构简单,因此希望能实现自动生成财务分析报表和业务分析报表。

3.需要终端操作简单

一般的ERP系统操作复杂,对使用者专业素养要求较高,无形中增加了学习成本,因此需要极简的培训和操作过程(计划操作点3个以内,操作内容能在5分钟内掌握)。

难点:

1.市面上很难找到能满足企业个性化需求的产品/方案。

市面上标准的管理系统对于我们这种小企业来说成本太高,定制开发系统更是缺乏专业的技术人才。

2.公司员工普遍无代码基础

员工大多无代码基础,前期需要投入大量的人力财力进行代码知识培训,急需一款简单易用的低代码搭建平台来实现减负增效。

他们是怎么解决的?


1.建立进销存规则

梳理关键业务动作:包括合同、采购、出入库等流程在内的关键业务动作,注意业务动作的出现频次,尽量把低频场景兼容到高频场景中。

理清业务动作的可能性变化:业务动作前后的可能性变化与业务规则和经营规模相关,不能以一概全。

细化节点所需数据:充分与业务端口沟通,理解他们的数据需求,细化每个节点所需要的数据。

理清各数据之间的关联:利用数据关联查询功能,把报表镶入表单中,最大程度实现自动化,实现员工操作便捷,查询方便。

优化用户页面:在用户页面测试时,隐藏所有该节点不需要的字段,减少无用数据干扰。

2.模拟业务流程并对应报表

理解财务运行规则:用“逐渐细分”的思路来梳理业务和数据的关系:资产负债表>利润表>分部门利润表>综合管理分析表>各部门数据分析表。

理解管理数据需求:理解管理目的并与报表联系,例如毛利透视管理考核政策:每月一次考核并排名,再对应其考核单位、个人、组、或门店,而不是单纯计算每个合同的毛利。

归纳相同性质的业务:以财务凭证的产生以及自动报账为例,当录入收款单后,自动根据收款方式、店面、日期等产生财务凭证,省去做账过程。

场景一:合同与合同分析

对门店和个人各时间段的加权毛利进行监控,同时通过对成交产品分析来判定高低毛利产品的组合状况,有效控制成交折扣。具体流程如下:

1、设定产品基础数据结构(品名、毛利、定制属性等);

2、由销售录入产品和合同金额;

3、自动分析出结果。

价值:

通过该分析流程得到了精确的毛利监控,提升了团队毛利意识,对比系统监控之前,平均提升了3%的毛利率。每月创造净价值5000元。

行政专员的工作内容(0行政专员)

场景二:采购与账务分析

使用简道云搭建了相应采购表单,所有采购数据记录在采购单上,每次付款时系统自动形成分类对账统计。

价值:

采购表单的使用节省了大量人力成本,原本需要单独找人做的事情,由老板随时花时间录入即可。账目清楚可追可溯,在这之前仅仅是对账错误造成的损失就高达万余元。

行政专员的工作内容(0行政专员)

场景三:收款与业绩分析

通过简道云搭建业绩分析仪表盘,只需要导购记录每次收款数据,对账过程中即可自动形成分析报表,移动端也可随时查看。

价值:

相比于之前,收款明细及时同价,业绩实时在线查看,对账和欠款清晰可查,无差缺错漏,实现了员工的减负增效。

行政专员的工作内容(0行政专员)

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一些零代码搭建经验输出


1. 搭建并不是简单的模拟业务场景,而是要充分考虑场景的重构:一定要对公司真实的业务场景非常了解,因为数据化以后的场景和实际的场景是不一样的,所以仅仅简单的模拟场景是远远不够的。

2.对系统终端来说,一定要尽量做的简单和友好:普通岗位的系统使用培训过程最好不要超过10分钟,节点岗位可以用较长的时间培训,培训时间过长容易拉高学习成本。

3.搭建数字系统的过程并不是在扩展需求,而是在收敛需求:公司业务繁多,各个部门需求不同,但是这并不意味着搭建系统时越多越大就越好,这样反而会复杂难用,如何将复杂的需求收敛整合起来才是最重要的。

4.在进行业务调研时,不要去问“是什么”和“怎么办”,要问“是不是”和“行不行”。 搭建者需要有比较广泛的知识面,业务、财务、编程、管理都要有所涉猎,不需要理解得非常深,60分即可。

5.最后,要一边进行搭建一边总结搭建模型,模型之外的需求可以有针对性的舍弃。

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